Der Vertrag ist unterschrieben, der Starttermin steht, der alte Dienstleister verabschiedet sich. Viele Unternehmen lehnen sich jetzt zurück und warten, dass die Räume sauber werden. Nach zwei Wochen folgt dann die Enttäuschung: Die Teeküche ist nicht so, wie man es gewohnt war, im Besprechungsraum stehen die Stühle falsch, und die Glastür am Eingang wurde offenbar nicht geputzt.
Das liegt selten an mangelndem Willen. Ein neues Team kennt Ihre Gewohnheiten, Ihre Sonderwünsche und die Eigenheiten Ihres Gebäudes noch nicht. Was der Vorgänger über Jahre gelernt hat, steht meist nirgends geschrieben. Deshalb lohnt es sich, die ersten vier Wochen bewusst zu gestalten – mit wenig Aufwand für Sie und großer Wirkung für das Ergebnis.
Vor dem ersten Einsatz
Die wichtigste Arbeit geschieht, bevor die neuen Kräfte zum ersten Mal kommen. Klären Sie folgende Punkte:
- Leistungsverzeichnis abgleichen. Liegt eine schriftliche Liste vor, welche Räume in welchem Turnus mit welchen Tätigkeiten gereinigt werden? Stimmt sie mit dem Angebot überein? Hinweise zum Prüfen gibt der Beitrag Reinigungsangebote verstehen.
- Schlüssel und Zutritt. Wer bekommt welche Schlüssel oder Karten, wie wird die Übergabe quittiert, wie funktioniert die Alarmanlage? Was bei Verlust geschieht, regelt der Vertrag; Hintergründe im Artikel über Haftung bei Schlüsselverlust.
- Ansprechpersonen auf beiden Seiten. Eine feste Person bei Ihnen, eine feste Person bei der Reinigungsfirma, beide mit Telefonnummer und E-Mail.
- Lagerraum und Wasser. Wo stehen Geräte und Mittel, wo wird Wasser entnommen und entsorgt, wo kommt der Müll hin?
- Sonderbereiche. Räume mit Zutrittsbeschränkung, empfindliche Technik, Archive oder Labore brauchen klare Anweisungen. Für Technikräume haben wir eigene Hinweise im Beitrag zur Reinigung von Serverräumen zusammengestellt.
Der Vier-Wochen-Fahrplan
| Zeitraum | Ihr Beitrag | Aufgabe der Reinigungsfirma | Ziel |
|---|---|---|---|
| Vor Start | Begehung, Schlüsselübergabe, Hausregeln | Einweisung der Kräfte, Checklisten erstellen | alle wissen, was zu tun ist |
| Woche 1 | täglich kurzer Blick, Auffälligkeiten notieren | Objektleitung begleitet die ersten Einsätze | Routine aufbauen |
| Woche 2 | erstes Feedbackgespräch (15 Minuten) | Anpassung der Checklisten | Missverständnisse klären |
| Woche 3 | stichprobenartige Kontrolle | Feinschliff, Sonderpunkte nachziehen | Qualität stabilisieren |
| Woche 4 | gemeinsame Begehung mit Protokoll | Abnahme, Dokumentation | verbindlicher Standard |
Dieser Fahrplan hat sich bewährt, weil er den Aufwand verteilt. Niemand muss jeden Tag Kontrollrunden drehen, aber es gibt feste Zeitpunkte, an denen beide Seiten sprechen.
Die einzelnen Wochen im Detail
Woche 1: Beobachten statt bewerten. In der ersten Woche lernen die Kräfte Wege, Schlösser und Räume kennen. Einzelne Lücken sind normal. Notieren Sie Auffälligkeiten, aber reagieren Sie nicht bei jeder Kleinigkeit mit einer Beschwerde. Ausnahme: Sicherheitsrelevantes wie offene Fenster, nicht verschlossene Türen oder eine nicht scharf geschaltete Alarmanlage melden Sie sofort.
Woche 2: Das erste Gespräch. Treffen Sie sich mit der Objektleitung für eine Viertelstunde. Gehen Sie Ihre Notizen durch und priorisieren Sie. Was ist wirklich wichtig, was ist eine Frage der Gewohnheit? Oft stellt sich heraus, dass bestimmte Wünsche nie schriftlich festgehalten waren – etwa, dass der Konferenzraum jeden Morgen vorbereitet sein soll.
Woche 3: Feinschliff. Jetzt sollten die meisten Abläufe sitzen. Prüfen Sie stichprobenartig die Punkte, die im Gespräch besprochen wurden. Geben Sie auch positive Rückmeldungen weiter – Reinigungskräfte arbeiten meist, wenn niemand da ist, und bekommen selten Anerkennung.
Woche 4: Gemeinsame Abnahme. Eine Begehung mit Protokoll schließt die Einarbeitung ab. Das Ergebnis ist ein abgestimmter Standard, auf den sich beide Seiten künftig beziehen können.
- Eingang, Flure, Treppen: Böden, Glas, Kontaktflächen
- Sanitärräume: Armaturen, Fliesen, Spender, Verbrauchsmaterial
- Teeküche: Arbeitsflächen, Spüle, Geräte außen, Mülltrennung
- Arbeitsplätze: freie Flächen gewischt, Papierkörbe geleert
- Besprechungsräume: Tische, Stühle, Technik außen
- Sonderpunkte aus dem Feedbackgespräch
- Nur mündliche Absprachen. Was nicht im Leistungsverzeichnis oder Protokoll steht, geht beim nächsten Personalwechsel verloren.
- Beschwerden über Dritte. Wenn sich Beschäftigte direkt bei Reinigungskräften beschweren, entstehen Missverständnisse. Alles läuft über die festen Ansprechpersonen.
- Vergleich mit dem Vorgänger ohne Grundlage. „Früher war das anders“ hilft niemandem, wenn nicht klar ist, was früher vereinbart war.
- Kein Termin für das Feedback. Ohne festes Gespräch sammeln sich kleine Ärgernisse an, bis es zu einer großen Beschwerde kommt.
- Zu viel auf einmal. Zwanzig Änderungswünsche in der ersten Woche überfordern jedes Team. Priorisieren Sie.
Was Sie an Informationen bereitlegen sollten
Neue Kräfte arbeiten umso sicherer, je besser sie informiert sind. Eine kurze Objektmappe, die im Putzraum liegt oder digital verfügbar ist, bündelt das Wichtigste:
- einen einfachen Grundriss mit Raumnummern und markierten Sonderbereichen
- die Anleitung für Alarmanlage und Schließsystem, gern mit Fotos
- Hinweise zu empfindlichen Oberflächen wie geöltem Holz, Naturstein oder Designerleuchten
- Standorte von Hauptwasserhahn, Sicherungskasten und Erste-Hilfe-Kasten
- die Mülltrennung im Haus und die Abholtage der Tonnen
- Notfallnummern für Hausverwaltung, Hausmeister und Ihre Kontaktperson
Diese Mappe hilft nicht nur beim Start, sondern auch bei Urlaubsvertretungen. Wer zum ersten Mal in Ihr Objekt kommt, findet sich in wenigen Minuten zurecht und muss niemanden anrufen. Aktualisieren Sie die Unterlagen, wenn sich etwas ändert, zum Beispiel nach einem Umbau oder einem neuen Schließsystem.
Wie Sie Rückmeldungen formulieren
Konstruktives Feedback ist konkret, sachlich und zeitnah. „Die Küche ist dreckig“ hilft wenig. „Die Kaffeeränder auf der Arbeitsplatte links neben der Spüle sind seit Montag nicht entfernt worden“ gibt dem Team eine klare Aufgabe. Fotos mit Datum sind hilfreich, sollten aber nicht vorwurfsvoll verschickt werden. Mehr Beispiele für treffende Formulierungen finden Sie in unserem Text über Beanstandungen, die ankommen.
Was wir aus der Praxis empfehlen
In unseren Einsätzen hat sich gezeigt, dass eine kurze Kennenlern-Begehung mit den Reinigungskräften selbst, nicht nur mit der Objektleitung, viel bewirkt. Wer die Menschen kennt, die abends die Räume betreten, fühlt sich sicherer, und die Kräfte verstehen besser, worauf es Ihnen ankommt.
Bei Putzfirma Berlin kommen ausschließlich eigene, feste Teams zum Einsatz, keine Fremdfirmen. Das erleichtert die Einarbeitung, weil dieselben Personen kommen und ihr Wissen über Ihr Objekt behalten. Unsere Objektleitung begleitet die ersten Einsätze persönlich und erstellt die Checklisten gemeinsam mit Ihnen. Unsere Schritte zwischen Ihrer ersten Nachricht und dem Starttag stehen unter So arbeiten wir; regelmäßige Stichproben durch die Objektleitung gehören bei uns fest dazu.
Ein häufiger Fall bei Wechseln: Der Vorgänger hat Verbrauchsmaterial mitgeliefert, der neue Vertrag sieht das nicht vor. Klären Sie diesen Punkt vor dem Start, sonst stehen Sie am dritten Tag ohne Papier da.
Wann externe Hilfe beim Wechsel sinnvoll ist
Bei größeren Objekten mit mehreren Etagen, Mietparteien oder Sonderbereichen kann es sinnvoll sein, vor dem Start eine Grundreinigung durchführen zu lassen. So beginnt die laufende Pflege auf einem definierten Niveau, und die neue Firma wird nicht für Versäumnisse des Vorgängers verantwortlich gemacht. Für die dauerhafte Betreuung von Büros bieten wir regelmäßige Büroreinigung, für ganze Liegenschaften eine umfassende Gebäudereinigung. Wer unsicher ist, ob ein Anbieter passt, kann vorab eine Probereinigung vereinbaren.
Häufige Fragen
Ab wann läuft ein neues Team rund?
In der Regel zwei bis vier Wochen, bei komplexen Objekten auch etwas länger. Mit einer guten Übergabe und festen Rückmeldeterminen geht es schneller.
Sollten die alten und neuen Kräfte sich überschneiden?
Eine gemeinsame Übergabebegehung ist ideal, lässt sich aber oft nicht einrichten. Dann hilft eine schriftliche Liste mit allen Besonderheiten, die Sie selbst oder die Hausverwaltung zusammenstellen.
Wer erstellt das Leistungsverzeichnis?
In der Regel die Reinigungsfirma auf Basis der Besichtigung, abgestimmt mit Ihren Wünschen. Prüfen Sie es genau, bevor Sie unterschreiben – es ist die Grundlage für jede spätere Qualitätsdiskussion.
Was tun, wenn es nach vier Wochen nicht funktioniert?
Suchen Sie ein ausführliches Gespräch mit der Geschäftsleitung des Dienstleisters und dokumentieren Sie die Punkte. Bleibt eine Verbesserung aus, regelt der Vertrag die Kündigungsmöglichkeiten.
Muss ich die Arbeitszeiten der Kräfte kontrollieren?
Nicht zwingend. Viele Firmen dokumentieren Einsatzzeiten elektronisch und stellen Nachweise auf Wunsch bereit. Mehr dazu im Beitrag über Arbeitszeitnachweise in der Reinigung.
Über diesen Beitrag
Geschrieben aus der täglichen Praxis unserer Reinigungsteams in Berlin. Hinweise zu Recht, Steuern oder Gesundheit geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine persönliche Beratung durch eine Fachstelle.
