Fast jede Reinigungsfirma verspricht Sauberkeit. Interessant wird es erst bei der Frage, wie sie das überprüft. Denn das eigentliche Problem in der Branche ist selten der erste Einsatz, sondern der zwanzigste: Wenn sich Routine einschleicht, wenn Ecken ausgelassen werden, weil ohnehin niemand hinschaut, wenn ein neues Teammitglied nicht weiß, dass die Glastür im Eingang zweimal pro Woche dran ist. Genau dort setzen unsere Regeln an.
Klarer Umfang von Anfang an
Ein Ergebnis kann man nur prüfen, wenn vorher feststeht, was geschuldet ist. Deshalb beginnt jeder Auftrag bei Putzfirma Berlin mit einem schriftlichen Leistungsumfang. Nach der Besichtigung halten wir fest, welche Räume gereinigt werden, welche Tätigkeiten dort anfallen und in welchem Rhythmus. Ein Beispiel: Schreibtischflächen täglich, sofern frei geräumt; Heizkörper monatlich; Türblätter und Zargen alle zwei Wochen; Glastrennwände wöchentlich.
Dieses Leistungsverzeichnis ist die Grundlage für alles Weitere – für das Angebot, für die Checkliste des Teams und für jede spätere Kontrolle. Wer mehr darüber wissen möchte, wie man solche Positionen liest und vergleicht, findet Hilfe im Beitrag Ein Reinigungsangebot lesen.
Checklisten für jedes Objekt
Aus dem Leistungsverzeichnis entsteht eine objektbezogene Checkliste. Sie ist nach Räumen oder Zonen gegliedert und so formuliert, dass sie auch eine Vertretung ohne Rückfragen abarbeiten kann. Dazu gehören:
- Raumliste mit Besonderheiten: etwa „Serverraum nur Boden saugen, keine Feuchtigkeit“ oder „Wartezimmer: Spielzeugkiste wöchentlich“.
- Tätigkeiten mit Turnus: täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise.
- Mittel und Farbsystem: welches Tuch für welchen Bereich, welches Mittel für welche Oberfläche.
- Hinweise zum Objekt: Alarmanlage, Lichtschalter, Abschlussrunde, Müllplatz, Lagerort für Verbrauchsmaterial.
Die Checkliste liegt in der Objektmappe beim Team. Ändert sich etwas an Ihren Wünschen, wird sie angepasst, und das Team wird eingewiesen. So bleibt der Stand immer aktuell und hängt nicht am Gedächtnis einzelner Personen.
Warum Farben bei Tüchern so wichtig sind
Verbreitet ist etwa diese Zuordnung: Rot bleibt bei Toiletten und Urinalen, Gelb ist den Handwaschbecken und übrigen Sanitärflächen vorbehalten, Blau gilt für Schreibtische, Möbel und allgemeine Flächen, Grün für Küchen und alles, was mit Lebensmitteln zu tun hat. Welches System wir bei Ihnen nutzen, steht in der Checkliste, damit es auch bei einer Vertretung eingehalten wird. Für Praxen passen wir die Zuordnung an den Hygieneplan der Einrichtung an; mehr dazu im Beitrag zur Wischdesinfektion im Behandlungsraum.
Kontrollen im laufenden Betrieb
Checklisten allein genügen nicht. Entscheidend ist, dass jemand prüft, ob danach gearbeitet wird. Wir kontrollieren auf drei Ebenen.
Eigenkontrolle des Teams
Sind alle Papierkörbe geleert, alle Waschräume aufgefüllt, alle Fenster geschlossen, alle Lichter aus? Diese Runde ist fester Teil des Einsatzes und steht auf der Checkliste.
Stichproben durch die Objektleitung
Sie prüft anhand der Checkliste, ob die vereinbarten Tätigkeiten erledigt sind – auch die, die man nicht sofort sieht, wie Staub auf Türrahmen, Kalk an Armaturen oder Schmutz in Ecken hinter Türen. Das Ergebnis wird festgehalten. Weicht etwas ab, wird es mit dem Team besprochen und nachgearbeitet.
Gespräch mit Ihnen
Gerade zu Beginn eines Auftrags erkundigen wir uns von selbst, wie zufrieden Sie sind. Später vereinbaren wir mit gewerblichen Kunden auf Wunsch regelmäßige kurze Abstimmungen, bei größeren Objekten auch gemeinsame Begehungen. Viele Kleinigkeiten lassen sich so klären, bevor sie zu Ärger werden. Was Auftraggeber in dieser Phase selbst beitragen können, fasst unser Leitfaden für die Anlaufzeit mit einem neuen Dienstleister zusammen.
- Stellen, die man leicht vergisst: Lichtschalter, Türklinken, Heizkörper, Fußleisten
- Waschräume: Armaturen, Spiegel, Fugen, Füllstand von Seife und Papier
- Teeküche: Spüle, Arbeitsfläche, Fronten, Kühlschrankgriffe
- Eingangsbereich: Glastüren, Schmutzfangmatte, Briefkastenanlage
Abnahme bei Einzelaufträgen
Bei einmaligen Arbeiten – einer Umzugsreinigung, einer Bauendreinigung, einer Grundreinigung – gehört eine Abnahme zum Auftrag. Das heißt: Nach Abschluss gehen wir mit Ihnen oder einer von Ihnen benannten Person durch die Räume. Fällt dabei etwas auf, wird es an Ort und Stelle nachgearbeitet, solange das Team noch da ist.
Bei Wohnungsübergaben legen wir den Reinigungstermin möglichst dicht an die Schlüsselrückgabe heran. So vermeiden Sie, dass sich in der Zwischenzeit neuer Staub absetzt oder Handwerker Spuren hinterlassen. Tipps zur Vorbereitung liefert der Beitrag Das Übergabeprotokoll vorbereiten. Bei der Endreinigung nach dem Auszug ist die gemeinsame Begehung ohnehin fester Bestandteil.
Kann niemand bei der Abnahme dabei sein, dokumentieren wir den Zustand auf Wunsch mit Fotos und schicken sie Ihnen. Fotos machen wir nur mit Ihrer Zustimmung und nur von den gereinigten Flächen.
Der Weg bei Reklamationen
Auch mit guten Abläufen passiert es: Ein Raum wurde übersehen, ein Fleck ist geblieben, der Mülleimer im zweiten Stock wurde nicht geleert. Wichtig ist dann, dass eine Beschwerde schnell ankommt und ernst genommen wird. So läuft das bei uns:
- Melden: Ihre feste Ansprechperson nimmt die Beanstandung telefonisch oder schriftlich entgegen. Ein Foto hilft, ist aber keine Pflicht.
- Bestätigen: Wir bestätigen den Eingang und klären, was genau nicht gepasst hat.
- Nachbessern: Der Mangel wird behoben – je nach Dringlichkeit beim nächsten regulären Einsatz oder mit einem zusätzlichen Termin, ohne Mehrkosten für Sie.
- Ursache klären: Wir besprechen mit dem Team, wie es dazu kam. War die Checkliste unklar, wird sie überarbeitet. Fehlte Zeit, prüfen wir die Planung.
- Rückmeldung: Zum Schluss teilen wir Ihnen mit, welche Änderung eine Wiederholung verhindern soll.
Kritik ist für uns keine Störung, sondern eine Information. Wer uns sagt, was fehlt, hilft uns, besser zu werden. Tipps für eine treffende Beanstandung haben wir im Wissensbereich gesammelt.
Geht bei einem Einsatz etwas zu Bruch oder bekommt einen Kratzer, erfahren Sie es von unserem Team sofort – nicht erst, wenn Sie es selbst entdecken. Für solche Fälle besteht eine Betriebshaftpflichtversicherung.
Umgang mit Schlüsseln und Zugangsmitteln
Wer uns einen Schlüssel oder eine Zugangskarte gibt, vertraut uns den Zugang zu seinen Räumen an. Entsprechend streng sind unsere Regeln:
- Übergabe nur gegen Quittung: Wir notieren bei der Entgegennahme Datum, Stückzahl und Kennung, und beide Seiten unterschreiben.
- Keine Adresse am Schlüssel: Schlüssel werden mit einem Code gekennzeichnet, nie mit Anschrift oder Firmenname. Geht ein Bund verloren, kann niemand ihn einem Objekt zuordnen.
- Begrenzter Personenkreis: Nur das eingesetzte Team und die Objektleitung haben Zugriff.
- Sichere Verwahrung: Außerhalb der Einsätze werden Schlüssel gesichert aufbewahrt.
- Alarmanlagen: Codes werden nicht aufgeschrieben, sondern persönlich übergeben; das Team wird in die Bedienung eingewiesen.
- Rückgabe: Endet ein Auftrag, erhalten Sie alle Schlüssel gegen Quittung zurück.
Wer wissen will, was im Fall eines Verlusts rechtlich gilt, findet Antworten im Beitrag Schlüsselverlust: wer haftet, wer zahlt?.
Vertraulichkeit und Datenschutz
In Büros, Kanzleien und Praxen liegen oft Dinge herum, die niemand Fremdes sehen soll: Akten, Patientenunterlagen, Bildschirme mit offenen Dokumenten. Unsere Teams sind angewiesen, damit diskret umzugehen:
- Unterlagen werden nicht gelesen, nicht verschoben und nicht sortiert. Liegt etwas auf einer Fläche, die gereinigt werden soll, bleibt sie an dieser Stelle ausgespart.
- Bildschirme und Tastaturen werden nur nach Absprache abgewischt, damit keine Eingaben ausgelöst werden.
- Papierkörbe werden geleert, aber nicht durchsucht. Für vertrauliche Dokumente empfehlen wir verschlossene Datenschutzbehälter, die ein Entsorgungsdienst abholt.
- Es wird nicht fotografiert, außer zur vereinbarten Dokumentation gereinigter Flächen.
- Über das, was sie in Ihren Räumen sehen und hören, sprechen unsere Mitarbeitenden nicht.
Eine aufgeräumte Arbeitsfläche erleichtert beides – Diskretion und Reinigung. Warum sich eine solche Regel lohnt, steht in unserem Text über aufgeräumte Tische als Büroregel. Wenn Sie für Ihr Unternehmen eine gesonderte Vertraulichkeitsvereinbarung benötigen, sprechen wir das gern vor dem Start ab. Personenbezogene Daten, die wir für die Auftragsabwicklung brauchen, etwa Kontaktdaten, verarbeiten wir nach den Vorgaben der DSGVO; Einzelheiten stehen in unserer Datenschutzerklärung.
Arbeitsschutz für unsere Teams und Ihre Räume
Sicherheit betrifft nicht nur unsere Mitarbeitenden, sondern auch alle, die sich während oder nach der Reinigung in Ihren Räumen bewegen.
Gefahrstoffe und Mittel
Für die eingesetzten Reinigungs- und Desinfektionsmittel liegen Sicherheitsdatenblätter vor, und die Teams werden in den Umgang damit unterwiesen, wie es Arbeitsschutzgesetz und Gefahrstoffverordnung verlangen. Mittel werden nur in gekennzeichneten Behältern transportiert und nie gemischt. Warum das Mischen gefährlich ist, erklärt der Beitrag Warum man Reinigungsmittel niemals mischen sollte.
Schutzausrüstung
Grundlage für die Auswahl ist die Gefährdungsbeurteilung, die für die einzelnen Tätigkeiten erstellt wird.
Leitern, Maschinen und Strom
Maschinen werden regelmäßig gewartet, Kabel und Stecker kontrolliert. Wo Höhenarbeit über das hinausgeht, was mit Leiter oder Tritt sicher erledigt werden kann, planen wir passende Hilfsmittel ein oder sagen offen, dass eine Fachfirma nötig ist.
Sicherheit für Ihre Leute
Kabel von Maschinen werden so geführt, dass niemand darüber stolpert. Fluchtwege und Brandschutztüren bleiben frei, auch wenn gerade gereinigt wird.
Material und Geräte in gutem Zustand
Ein sauberes Ergebnis braucht saubere Werkzeuge. Wischbezüge und Tücher werden nach jedem Einsatz gewaschen, nicht ausgespült und wiederverwendet. Eimer und Sprühflaschen sind beschriftet, damit kein Mittel versehentlich verwechselt wird. Staubsauger haben Filter, die regelmäßig getauscht werden – ein voller oder verschlissener Filter bläst Feinstaub zurück in den Raum. Scheuersaugmaschinen und Einscheibenmaschinen werden nach dem Einsatz gereinigt und auf Verschleiß geprüft. Solche Details wirken unscheinbar, und doch hängt an ihnen, ob ein Boden nach der Pflege streifenfrei aussieht oder einen Grauschleier bekommt.
Schulung und Einarbeitung
Jede neue Reinigungskraft wird eingearbeitet, bevor sie allein in einem Objekt arbeitet. Dazu gehören die Grundlagen – Mittel, Dosierung, Materialkunde, Farbsystem, Arbeitssicherheit – und die Besonderheiten des konkreten Objekts. Startet ein neues Objekt, ist bei den ersten Terminen jemand aus der Objektleitung mit vor Ort. Wer in Praxen, Gewerbeküchen oder Kitas eingesetzt wird, erhält zusätzlich eine Unterweisung zu den dortigen Hygieneregeln. Gut eingearbeitete Leute arbeiten ruhiger, machen weniger Fehler und bleiben länger – davon profitiert jedes Objekt.
Nachweise, die Sie jederzeit einsehen können
Sauberkeit ist flüchtig. Was heute glänzt, ist in einer Woche wieder benutzt. Umso wichtiger ist, dass sich belegen lässt, was wann gemacht wurde. Wir halten deshalb fest:
- Einsatznachweise: an welchem Tag das Team im Objekt war und welche Zusatzarbeiten erledigt wurden.
- Kontrollprotokolle: Ergebnis jeder Stichprobe, festgestellte Abweichungen und deren Erledigung.
- Schlüsselprotokoll: wer wann welche Schlüssel erhalten oder zurückgegeben hat.
- Hygienenachweise: in Praxen und ähnlichen Einrichtungen, soweit der Hygieneplan eine Dokumentation der Reinigung oder Desinfektion vorsieht.
Für Hausverwaltungen sind solche Unterlagen besonders nützlich. Beschwert sich ein Bewohner über das Treppenhaus, lässt sich mit einem Blick zeigen, wann zuletzt gereinigt wurde und ob es Auffälligkeiten gab. Für Unternehmen erleichtern die Nachweise interne Audits oder den Nachweis gegenüber Vermietern. Auf Wunsch schicken wir Ihnen die Protokolle regelmäßig zu oder legen sie bei gemeinsamen Begehungen vor.
Wo unsere Zusagen enden
Wir versprechen eine sorgfältige Reinigung nach vereinbartem Umfang. Wir versprechen nicht, dass sich jede Verfärbung restlos entfernen lässt, dass ein beschädigter Boden nach der Pflege wie neu aussieht oder dass eine gereinigte Fläche keimfrei bleibt. Wenn wir bei der Besichtigung erkennen, dass ein Ergebnis nicht erreichbar ist, sagen wir das vorher. Das gehört für uns ebenso zur Sorgfalt wie die Arbeit selbst. Wie wir Kosten und Leistung transparent machen, steht auf der Seite mit unseren Richtwerten.
Vereinbaren Sie eine kostenlose Besichtigung – wir zeigen Ihnen, wie Checkliste und Kontrolle bei Ihrem Objekt aussehen würden.
Häufige Fragen
Wie oft kontrollieren Sie die Arbeit Ihrer Teams?
Das Team macht nach jedem Einsatz eine Abschlussrunde. Zusätzlich prüft die Objektleitung in regelmäßigen Abständen und ohne Ankündigung anhand der Checkliste. In den ersten Wochen eines neuen Auftrags ist die Begleitung besonders eng.
Bekomme ich die Checkliste zu sehen?
Ja. Die Checkliste leitet sich direkt aus dem Leistungsverzeichnis ab, das Teil Ihres Angebots ist. Auf Wunsch erhalten Sie auch die objektbezogene Fassung, mit der das Team arbeitet.
Ein Einsatz war nicht in Ordnung – wie geht es weiter?
Rufen Sie Ihre feste Ansprechperson an oder schreiben Sie ihr. Die Nacharbeit kostet Sie nichts, und mit dem Team klären wir, woran es lag. Danach sagen wir Ihnen, welche Konsequenz wir gezogen haben.
Wer hat Zugriff auf meinen Schlüssel?
Nur das eingesetzte Team und die Objektleitung. Schlüssel werden gegen Quittung übergeben, mit einem Code statt einer Adresse gekennzeichnet und außerhalb der Einsätze gesichert aufbewahrt.
Lesen Ihre Mitarbeitenden Unterlagen, die auf dem Tisch liegen?
Nein. Unterlagen werden weder gelesen noch verschoben. Flächen, auf denen etwas liegt, werden ausgespart. Wer möchte, dass Schreibtische vollständig gereinigt werden, räumt sie vorher frei.
Wie gehen Sie mit Reinigungsmitteln um?
Für alle Mittel liegen Sicherheitsdatenblätter vor, die Teams sind unterwiesen und tragen passende Schutzausrüstung. Mittel werden gezielt dosiert und nie gemischt. Umweltschonende Alternativen sind auf Anfrage möglich.
Gibt es bei einmaligen Aufträgen eine Abnahme?
Ja. Am Ende steht ein gemeinsamer Rundgang; was dabei auffällt, erledigt das Team direkt. Kann niemand dabei sein, dokumentieren wir das Ergebnis auf Wunsch mit Fotos.