Kanzleireinigung in Berlin – diskret, gründlich, verschwiegen

Anwaltskanzleien, Steuerberatungen, Notariate und Wirtschaftsprüfer haben ein gemeinsames Problem mit Reinigungsdienstleistern: Sie müssen Fremden Zugang zu Räumen gewähren, in denen Berufsgeheimnisse liegen. Mandantenakten, Steuererklärungen, Vertragsentwürfe, Grundbuchauszüge – all das befindet sich oft offen im Raum, auch wenn die Kanzlei vorbildlich organisiert ist. Gleichzeitig erwarten Mandanten Räume, die Seriosität ausstrahlen. Ein fleckiger Konferenztisch oder ein ungepflegtes Gäste-WC fallen hier stärker ins Gewicht als in manchem Großraumbüro.

Unsere Kanzleireinigung ist auf diesen Spagat ausgerichtet. Sie verbindet sorgfältige Reinigung der Repräsentationsflächen mit einem Regelwerk, das Vertraulichkeit schützt, und mit Personal, das Sie kennen.

Vertraulichkeit als Grundlage der Zusammenarbeit

Für Berufsgeheimnisträger gilt eine strafbewehrte Schweigepflicht. Das Gesetz erlaubt es, externe Dienstleister einzubinden, wenn diese sorgfältig ausgewählt und zur Verschwiegenheit verpflichtet werden; für Rechtsanwälte regelt das § 43e BRAO, für Steuerberater § 62a StBerG. Welche Anforderungen im Einzelnen für Ihre Kanzlei gelten, prüfen Sie am besten selbst oder mit Ihrer Kammer – das hier ist eine allgemeine Einordnung, keine Rechtsberatung.

Was Putzfirma Berlin praktisch dafür tut:

• Schriftliche Verpflichtung: Jede Kraft, die Ihre Räume betritt, unterschreibt vor dem ersten Einsatz eine Verschwiegenheitserklärung. Die Vereinbarung mit Ihrer Kanzlei stellen wir Ihnen zur Prüfung vorab zur Verfügung oder verwenden Ihr eigenes Muster.
• Feste Personen: Es kommen nur eingewiesene Mitarbeitende unseres eigenen Teams, keine Subunternehmer und keine wechselnden Aushilfen. Vertretungen sind ebenfalls verpflichtet und vorab benannt.
• Klare Tabuzonen: Unterlagen werden nicht angefasst, verschoben, gelesen oder fotografiert. Schubladen, Aktenschränke und Postfächer bleiben geschlossen.
• Datenschutzbehälter: Verschlossene Behälter für Aktenvernichtung öffnen wir nie. Normale Papierkörbe leeren wir nur, wenn Sie das so festlegen; manche Kanzleien lassen generell alles Papier über den Datenschutzdienstleister laufen.
• Schlüsselmanagement: Schlüssel und Transponder sind codiert und werden im Protokoll geführt. Wie die Haftung bei einem Verlust geregelt ist, erklärt unser Beitrag Schlüsselverlust: wer haftet.

Räume einer Kanzlei und ihre Anforderungen

Turnus und Zeitfenster für Kanzleien

Viele Kanzleien arbeiten bis in den Abend. Wir legen die Einsätze deshalb häufig in die frühen Morgenstunden, sodass die Räume sauber sind, wenn die ersten Termine beginnen, und niemand beim Diktat gestört wird. Alternativ ist ein Einsatz spät am Abend möglich, wenn die letzte Person gegangen ist.

Ablauf bis zum ersten Einsatz

Nach Ihrer Anfrage kommen wir zu einer kostenlosen Besichtigung, gern außerhalb der Mandantenzeiten. Wir besprechen Tabuzonen, Umgang mit Papierkörben, Alarmanlage und Schließregeln. Sie erhalten das Angebot mit Raumliste, Intervallen und Festpreis werktags innerhalb von 24 Stunden; die Gliederung entspricht dem Muster-Leistungsverzeichnis weiter oben. Mit dem Auftrag schließen wir die Verschwiegenheitsvereinbarung, benennen das Team und die Vertretung und führen eine Einweisung durch. In den ersten Wochen holen wir aktiv Ihre Rückmeldung ein, danach gibt es regelmäßige Kontrollen durch Ihren festen Ansprechpartner.

Stoßzeiten im Kanzleijahr

Auch Kanzleien haben ihre Saison, und eine gute Kanzleireinigung geht darauf ein. In Steuerbüros ballen sich Termine vor den Abgabefristen, bei Wirtschaftsprüfern rund um die Jahresabschlüsse, in Notariaten häufen sich Beurkundungen oft zum Quartals- oder Jahresende. In diesen Wochen sind Besprechungszimmer stärker belegt, es wird mehr Kaffee getrunken, mehr gedruckt und länger gearbeitet. Die Folge: Die Räume verschmutzen schneller, und gleichzeitig hat niemand im Haus Zeit, sich um Kleinigkeiten zu kümmern.

Wir stimmen uns deshalb mit Ihnen ab, wann solche Spitzen anstehen, und verstärken den Takt für Empfang, Mandanten-WC und Besprechungsräume zeitweise. Umgekehrt eignen sich die stillen Tage nach Weihnachten oder die Sommerferien für eine gründliche Zwischenreinigung: Teppiche, Polster, Leuchten, Türen und Heizkörper, ohne dass der Betrieb gestört wird.

Steht ein Umzug in neue Räume an, begleiten wir beide Standorte. Im alten Büro sorgen wir für eine besenreine oder vertragsgemäße Übergabe, im neuen für eine Reinigung vor dem Einräumen, damit Akten und Möbel nicht auf Baustaub landen. Hinweise zur Planung gibt der Beitrag Büroumzug: Reinigung an beiden Standorten. Für den laufenden Betrieb kleinerer Verwaltungseinheiten ohne besondere Vertraulichkeitsanforderungen ist dagegen unsere klassische Büroreinigung die passende Leistung.

Was die Reinigung einer Kanzlei kostet

Kalkuliert wird anhand von Raumzahl und Raumgröße, dem Anteil an Repräsentationsflächen, dem Takt, den Einsatzzeiten und besonderen Anforderungen wie Echtholzpflege oder Zwischenrunden. Unsere übrigen Richtwerte stehen gesammelt unter Preise. Teppichböden in Arbeitszimmern und Fluren sollten zusätzlich ein- bis zweimal im Jahr tief gereinigt werden, dafür gibt es die Teppichreinigung; für Ledersessel und Stoffsofas im Wartebereich die Polsterreinigung.

Kanzleistandorte in Berlin

Kanzleien sitzen in Berlin in sehr unterschiedlichen Gebäuden. Rund um den Kurfürstendamm und in Charlottenburg sind es häufig großbürgerliche Altbauetagen mit Parkett, Flügeltüren, Stuck und Kachelöfen, die als Dekoration erhalten sind. Hier ist Materialkenntnis gefragt: Parkett verträgt keine Nässe, Stuck keine Feuchtreinigung, und alte Messingbeschläge brauchen ein eigenes Pflegemittel. In Mitte, etwa rund um die Friedrichstraße und den Gendarmenmarkt, arbeiten viele Kanzleien in modernen Bürohäusern mit Glaswänden, Teppichböden und Zutrittssystemen. Und in Moabit, in der Nähe des Kriminalgerichts, sowie in vielen Kiezen gibt es kleinere Kanzleien und Steuerbüros in Wohn- und Geschäftshäusern, oft im Erdgeschoss oder ersten Stock.

Putzfirma Berlin ist in allen diesen Lagen unterwegs. Ob Altbau oder Glasbau: Wir passen Mittel und Verfahren an die Oberflächen an, nicht umgekehrt.

Sorgfalt bei Material und Technik

Hochwertige Möbel sind in Kanzleien die Regel. Echtholztische reinigen wir nebelfeucht und trocknen nach, Glasplatten streifenfrei mit Abzieher oder Mikrofaser. Lederbezüge werden mit mildem Lederreiniger behandelt, nie mit Allzweckreiniger. Bei Naturstein im Eingangsbereich verzichten wir auf säurehaltige Mittel, weil sie Marmor und Kalkstein angreifen.

Technik bleibt unangetastet: Rechner, Diktiergeräte, Telefone mit Speicherfunktion und Drucker werden höchstens außen abgewischt, und nur, wenn Sie das wünschen. Kabel und Stecker berühren wir nicht. Wer Wert auf duftfreie Räume legt, bekommt parfümfreie Reiniger; auf Wunsch arbeiten wir generell mit umweltschonenden Produkten. Eine Betriebshaftpflichtversicherung besteht.