Besprechungsräume sind die Bühne eines Büros. Hier sitzen Bewerber, Kunden, Geschäftspartner – und hier stehen nach einem langen Workshop leere Flaschen, halb gegessene Kekse und ein Whiteboard voller Pfeile. Anders als Arbeitsplätze werden diese Räume von wechselnden Gruppen genutzt, oft mehrmals am Tag. Die nächtliche Reinigung sorgt dafür, dass der Morgen gut beginnt. Für die Stunden danach braucht es etwas anderes: eine gemeinsame Vereinbarung, wie ein Raum hinterlassen wird.
Das eigentliche Problem: niemand fühlt sich zuständig
Ein Konferenzraum gehört allen und damit niemandem. Wer ihn bucht, denkt an den Inhalt seines Termins, nicht an die Tassen. Wer danach kommt, findet die Reste vor und räumt vielleicht murrend auf, vielleicht auch nicht. So entsteht über Wochen ein Muster, in dem sich Kaffeeflecken auf dem Tisch festsetzen und Stifte ohne Kappe im Board-Rand liegen.
Die Lösung ist selten mehr Reinigung durch Dienstleister, sondern eine klare Übergaberegel plus eine gut ausgestattete Ecke, die das Aufräumen leicht macht. Die Reinigungsfirma kümmert sich um die gründliche Pflege, das Team um den sauberen Wechsel.
Übergabe in fünf Minuten: der Ablauf
Die folgenden Schritte funktionieren in fast jedem Büro, vom kleinen Besprechungszimmer bis zur großen Konferenzetage.
- Fünf Minuten vor Ende abschließen. Wer bucht, plant das Ende des Termins so, dass Zeit zum Aufräumen bleibt. Im Kalender kann man Buchungen standardmäßig auf 25 oder 55 Minuten setzen.
- Geschirr raus. Tassen, Gläser und Flaschen wandern direkt in die Küche oder auf einen bereitgestellten Servierwagen. Nichts bleibt „für später“ stehen.
- Tisch freiräumen und wischen. Papier, Verpackungen und Krümel entfernen. Mit einem leicht feuchten Tuch über die Tischplatte, Ränder und Flecken sofort, solange sie frisch sind.
- Whiteboard löschen. Mit dem Trockenwischer und bei Bedarf dem passenden Board-Reiniger. Stifte auf Funktion prüfen, leere Stifte aussortieren.
- Technik zurücksetzen. Kabel einrollen, Fernbedienung an ihren Platz, Bildschirm aus. Wer am Laptop nicht abgemeldet hat, holt das nach.
- Stühle an den Tisch. In der Grundaufstellung, nicht in der Ecke gestapelt.
- Kurz lüften. Fenster für ein paar Minuten öffnen, wenn möglich. Nach zwei Stunden mit zwölf Personen ist die Luft verbraucht, und das merkt der nächste Gast sofort.
- Eine Box mit Mikrofasertüchern und einem Sprühfläschchen Neutralreiniger
- Ersatzstifte und Board-Reiniger
- Ein kleiner Abfallbehälter mit Trennung für Papier und Rest
- Ein laminierter Zettel mit den sieben Schritten
Was die Reinigungsfirma übernimmt – und was nicht
Die laufende Übergabe ist Teamsache. Die regelmäßige Grundpflege dagegen gehört in die Hände von Profis. Die folgende Übersicht zeigt eine typische Aufteilung.
| Aufgabe | Nutzer nach dem Termin | Reinigungsteam | Rhythmus Reinigungsteam |
|---|---|---|---|
| Geschirr abräumen | ja | nur Restbestände | täglich |
| Tischplatte wischen | grob | gründlich inklusive Kanten und Unterseite am Rand | täglich |
| Whiteboard | löschen | nass reinigen, Rahmen und Ablage | wöchentlich |
| Stühle | zurückstellen | Sitz und Lehne absaugen, Armlehnen wischen | wöchentlich |
| Boden | grobe Krümel melden | saugen oder wischen | täglich oder nach Belegung |
| Technik, Telefonspinne | Kabel ordnen | Oberflächen nebelfeucht wischen | wöchentlich |
| Glas, Trennwände | – | Griffhöhe, bei Bedarf komplett | wöchentlich |
| Polster | Flecken melden | Fleckbehandlung, Tiefenreinigung | nach Bedarf |
Diese Verteilung lässt sich im Leistungsverzeichnis Ihrer Unterhaltsreinigung genau festhalten. So weiß jeder, wo seine Aufgabe endet.
Typische Stolperfallen
- Whiteboard mit Glasreiniger oder Desinfektionsmittel auf Alkoholbasis behandelt: Viele Beschichtungen werden dadurch mit der Zeit stumpf und lassen sich schlechter löschen. Hier gilt die Herstellerangabe.
- Permanentmarker auf dem Board: Oft hilft es, mit einem Whiteboard-Stift darüberzumalen und beides gemeinsam abzuwischen.
- Stoffstühle, auf denen Kaffee mit Papiertuch „trockengerieben“ wird. Das drückt den Fleck tiefer ins Gewebe.
- Buchungen Rücken an Rücken ohne Pause, sodass nie Zeit zum Aufräumen bleibt.
- Catering-Reste, die über Nacht im Raum stehen und am nächsten Morgen riechen.
Hybride Räume: Technik als Kontaktfläche
Seit fast jeder Besprechungsraum eine Kamera, ein Konferenzmikrofon und einen großen Bildschirm hat, gibt es mehr Flächen, die viele Hände berühren und die trotzdem niemand so richtig anfasst, wenn es ums Putzen geht. Touchpanels an der Wand, Fernbedienungen, der HDMI-Adapter am Tisch, die Tastatur des Raumrechners: Hier sammeln sich Fett, Hautschuppen und Krümel.
Für Displays und Panels gilt: Gerät möglichst ausschalten, Tuch leicht anfeuchten statt die Fläche einzusprühen, von der Mitte nach außen wischen. Scharfe Reiniger mit Ammoniak oder Scheuermittel haben auf entspiegelten Oberflächen nichts zu suchen. Kabel und Adapter dürfen trocken abgewischt werden. Sprechen Sie mit Ihrer IT ab, welche Mittel für Kameras und Mikrofone zulässig sind, und schreiben Sie das in die Raumanleitung. So muss niemand raten.
Ein oft übersehener Punkt ist die Luft. Viele moderne Konferenzräume sind klein, fensterlos und stark belegt. Wenn die Lüftungsanlage schwach eingestellt ist, riecht es schon nach dem zweiten Termin muffig. Das lässt sich nicht wegputzen. Hier hilft nur, die Buchungsdichte zu senken oder die Lüftung durch die Haustechnik prüfen zu lassen.
Besonderheit Catering und Bewirtung
Sobald Speisen serviert werden, steigen die Anforderungen. Belegte Brötchen, Obstplatten oder Gebäck hinterlassen Fett und Krümel, die sich in Teppichen und Stuhlpolstern festsetzen. Planen Sie bei Bewirtung einen eigenen Beistelltisch ein, auf dem gegessen wird, statt am Besprechungstisch mit Unterlagen. Nach dem Termin sollten Reste zügig in den Kühlschrank oder entsorgt werden – warum das wichtig ist, erklärt unser Beitrag zu Regeln für den Bürokühlschrank.
Für Getränke gilt: Ein Wasserspender oder Karaffen sind einfacher zu handhaben als offene Flaschen. Wenn Kaffee aus dem Vollautomaten kommt, hängt die Qualität auch an dessen Pflege; dazu mehr unter Hygiene am Kaffeevollautomaten.
Was im Alltag wirklich wirkt
Immer wieder erleben wir, dass eine einzige sichtbare Regel mehr bewirkt als eine lange Rundmail. Ein laminierter Zettel neben der Tür mit drei Punkten – Geschirr raus, Tisch wischen, Board löschen – wird tatsächlich gelesen. Längere Hausordnungen eher nicht.
Außerdem achten wir bei der Abendreinigung auf Dinge, die im Tagesbetrieb untergehen: Kaffeespritzer an der Wand hinter dem Sideboard, Kaugummi unter der Tischplatte, Staub auf der Oberseite des Bildschirms. Wo Stoffstühle stehen, zeigt sich nach einigen Monaten ein grauer Schleier auf den Sitzflächen. Eine regelmäßige Polsterreinigung im Abstand von einem bis zwei Jahren hält die Stühle ansehnlich und verlängert ihre Lebensdauer.
Ein weiterer Tipp: Wenn Räume auch von externen Gruppen genutzt werden, etwa in geteilten Etagen, lohnt ein kurzes Übergabeprotokoll mit Uhrzeit und Zustand. Wie das in Coworking-Flächen fair funktioniert, beschreibt der Beitrag zu Gemeinschaftsflächen im Coworking.
Zwischenreinigung am Tag – wann sie sich lohnt
Bei Firmen mit vielen Kundenterminen oder einem großen Schulungsbereich kann eine Reinigungskraft tagsüber sinnvoll sein. Sie prüft die Räume nach jedem Block, räumt Geschirr ab, wischt Tische und füllt Wasser nach. Das kostet mehr als die reine Abendreinigung, spart aber Ihren Mitarbeitenden Zeit und sorgt für einen gleichbleibenden Standard. Welche Vor- und Nachteile das hat, lesen Sie unter Reinigung während der Arbeitszeit.
Wenn Sie mit einem festen Dienstleister arbeiten möchten, übernimmt Putzfirma Berlin Besprechungsräume im Rahmen der Büroreinigung – abends, früh oder als Tagesdienst, mit festem Team und Checkliste pro Raum.
Häufige Fragen
Wie lange dauert es, einen Konferenzraum für die nächste Runde herzurichten?
Mit etwas Übung und einer gut bestückten Ecke fünf bis zehn Minuten für einen Raum mit acht bis zwölf Plätzen. Nach Workshops mit Catering kann es länger dauern. Planen Sie deshalb Puffer in den Kalender ein.
Soll man Tische im Besprechungsraum desinfizieren?
Im normalen Bürobetrieb reicht eine gründliche Reinigung mit Wasser und Neutralreiniger. Zum Desinfektionsmittel greift man eher, wenn im Team gerade viele erkältet oder magenkrank sind. Häufiges Desinfizieren schadet außerdem manchen Oberflächen.
Womit reinigt man ein Whiteboard richtig?
Täglich mit einem trockenen Löschschwamm oder Mikrofasertuch, regelmäßig mit einem speziellen Board-Reiniger. Glasboards vertragen meist Glasreiniger. Bei emaillierten und lackierten Tafeln sollten Sie die Pflegehinweise des Herstellers beachten.
Wer kontrolliert, ob Räume ordentlich hinterlassen werden?
Am besten niemand im Sinne einer Aufsicht. Bewährt hat sich, dass die nachfolgende Gruppe Mängel kurz über einen festen Kanal meldet. So wird sichtbar, wo Regeln nicht funktionieren, ohne dass jemand kontrollieren muss.
Wie oft sollten Konferenzstühle gereinigt werden?
Absaugen und Armlehnen wischen einmal pro Woche, bei starker Nutzung öfter. Eine Tiefenreinigung der Polster etwa alle ein bis zwei Jahre. Flecken sollten sofort behandelt werden, bevor sie eintrocknen.
Über diesen Beitrag
Geschrieben aus der täglichen Praxis unserer Reinigungsteams in Berlin. Hinweise zu Recht, Steuern oder Gesundheit geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine persönliche Beratung durch eine Fachstelle.
