Wer Reinigung nach Stunden bezahlt, möchte wissen, ob die Stunden auch geleistet wurden. Wer einen Pauschalpreis zahlt, möchte sehen, dass der vereinbarte Zeitansatz eingehalten wird. Und der Reinigungsbetrieb selbst ist gesetzlich verpflichtet, die Zeiten seiner Beschäftigten festzuhalten. Drei verschiedene Interessen – aber oft genügt ein gut aufgesetztes System, um alle zu bedienen.
Die folgenden Hinweise sind praxisorientiert und keine Rechtsberatung. Für arbeitsrechtliche Detailfragen im eigenen Betrieb ist eine Fachanwältin oder der Arbeitgeberverband die richtige Adresse.
Was der Gesetzgeber vom Reinigungsbetrieb verlangt
Das Gebäudereinigungsgewerbe ist im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz ausdrücklich als Branche mit erhöhtem Kontrollbedarf genannt (§ 2a SchwarzArbG). Daraus ergeben sich mehrere Pflichten für Arbeitgeber:
- Aufzeichnung der Arbeitszeit: Nach § 17 Mindestlohngesetz muss der Arbeitgeber für jeden Arbeitstag festhalten, wann die Arbeit begann, wann sie endete und wie lange sie dauerte – spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag.
- Aufbewahrung: Diese Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren und bei einer Prüfung vorzulegen.
- Ausweis dabeihaben: Beschäftigte müssen bei der Arbeit ein Ausweisdokument mitführen und auf Verlangen vorzeigen.
- Sofortmeldung: Neue Beschäftigte sind spätestens bei Arbeitsaufnahme bei der Sozialversicherung zu melden.
Kontrolliert wird das vor allem von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls. Prüfungen finden auch direkt im Objekt statt, zum Beispiel abends in einem Bürohaus. Für Auftraggeber bedeutet das: Ein Betrieb, der diese Pflichten ernst nimmt, hat seine Zeiten ohnehin sauber erfasst und kann Ihnen ohne großen Aufwand Auskunft geben.
Stundenzettel, Objektbuch, App: die gängigen Formen
| Form | So funktioniert es | Stärken | Schwächen |
|---|---|---|---|
| Papier-Stundenzettel | Reinigungskraft trägt Zeiten ein, Objektleitung zeichnet ab | einfach, ohne Technik | leicht nachträglich zu ändern, Übertragungsfehler |
| Objektbuch vor Ort | Kladde im Putzraum, Eintrag bei jedem Einsatz | Auftraggeber kann jederzeit hineinsehen | geht verloren, wird unleserlich |
| Chip oder NFC-Punkt im Objekt | Smartphone oder Lesegerät wird bei Kommen und Gehen an einen Punkt gehalten | ortsgebunden, zeitgenau, schwer zu manipulieren | Einrichtung nötig, Datenschutz beachten |
| Zeiterfassungs-App mit Standort | Ein- und Ausstempeln per App | flexibel, auswertbar | Standortdaten sind heikel, Akku und Netz |
| Terminal im Gebäude | fest installiertes Gerät am Eingang | robust bei großen Objekten | Kosten, Platzbedarf |
In der Praxis hat sich für Büros und Wohnanlagen die Kombination aus festem Messpunkt im Objekt und digitaler Auswertung durchgesetzt. Der Auftraggeber erhält dann eine monatliche Übersicht, ohne dass jemand Zettel sammeln muss.
Stundennachweis und Leistungsnachweis sind zwei Paar Schuhe
Ein häufiger Denkfehler: Wer die Stunden kennt, weiß noch nicht, was gemacht wurde. Eine Reinigungskraft kann drei Stunden im Objekt sein und trotzdem den Sanitärbereich vergessen. Umgekehrt kann ein eingespieltes Team in weniger Zeit alles erledigen, was im Leistungsverzeichnis steht.
Deshalb lohnt es, beides zu unterscheiden:
- Zeitnachweis: Wann war wer wie lange im Objekt? Grundlage für Stundenabrechnung und für die gesetzliche Pflicht des Betriebs.
- Leistungsnachweis: Welche Tätigkeiten aus dem Verzeichnis wurden erledigt? Grundlage für die Qualitätskontrolle, etwa per Checkliste je Raumgruppe oder per Abhaken in der App.
Bei Pauschalverträgen ist der Leistungsnachweis oft wichtiger als die Minute. Bei reiner Stundenabrechnung, etwa in der Unterhaltsreinigung mit wechselndem Bedarf, gehört der Zeitnachweis dagegen zwingend zur Rechnung.
So richten Sie das Nachweiswesen ein
- Im Vertrag festlegen, welche Nachweise Sie erhalten: monatliche Zeitübersicht, Checklisten, Protokolle von Sonderarbeiten.
- Form vereinbaren: digital als PDF oder Export, auf Papier im Objekt oder beides.
- Datenschutz klären: Namen der Beschäftigten brauchen Sie meist nicht; eine Kennung pro Person oder nur die Teamsumme genügt häufig.
- Stichproben einplanen: Einmal im Monat die Zeitübersicht mit dem tatsächlichen Eindruck im Objekt vergleichen.
- Abweichungen ansprechen: Liegen die Stunden deutlich unter dem vereinbarten Ansatz, fragen Sie nach dem Grund – Urlaubsvertretung, Schließtage, Personalwechsel.
- Zusatzleistungen getrennt nachweisen: Grundreinigung, Fensterputz oder Einsätze nach Wasserschaden sollten eigene Belege bekommen.
- Stundenzettel unterschreiben, ohne sie gelesen zu haben – später lässt sich kaum etwas beanstanden.
- Vom Dienstleister persönliche Daten der Reinigungskräfte verlangen, die Sie gar nicht benötigen.
- Nur Zeiten kontrollieren und die Qualität aus dem Blick verlieren.
- Pauschalpreis vereinbaren, aber keinen Zeitansatz im Angebot festhalten – dann fehlt jeder Vergleichsmaßstab.
Was Auftraggeber verlangen dürfen – und was nicht
Sie haben ein berechtigtes Interesse daran, nachvollziehen zu können, wofür Sie bezahlen. Einblick in die Zeiten, die in Ihrem Objekt angefallen sind, ist daher üblich und sollte vertraglich vereinbart werden. Die vollständigen Personalunterlagen des Betriebs, Lohnabrechnungen oder private Kontaktdaten der Beschäftigten gehen Sie dagegen nichts an.
Ein Sonderfall ist die Frage, ob der Betrieb Mindestlöhne zahlt. Hier reicht in der Regel eine schriftliche Erklärung des Dienstleisters. Hintergründe erläutert der Beitrag Tariflohn in der Gebäudereinigung.
Eine Hausverwaltung wundert sich, warum im Winter in mehreren Häusern weniger Stunden anfallen als im Vertrag stehen. Die Auswertung zeigt: An einigen Tagen musste das Team zuerst den Winterdienst erledigen und hat die Treppenhausreinigung verschoben. Mit dem Zeitnachweis ließ sich das in wenigen Minuten klären und der Plan anpassen.
Pausen, Wege und Rüstzeiten: was eigentlich zählt
Bei der Auswertung von Zeitnachweisen tauchen immer wieder dieselben Fragen auf. Zählt die Fahrt zwischen zwei Objekten? Ist das Umziehen im Putzraum Arbeitszeit? Und was ist mit der Pause, die eine Reinigungskraft in einer langen Abendschicht macht?
Für die Abrechnung gegenüber Ihnen ist entscheidend, was im Vertrag steht. Üblich ist, dass nur die Zeit im Objekt berechnet wird, während Fahrten zwischen Einsätzen in der Kalkulation des Betriebs stecken. Pausen werden in der Regel nicht an den Kunden weiterberechnet. Rüstzeiten – Wagen bestücken, Maschinen vorbereiten, Material auffüllen – gehören dagegen zur Leistung und sind im Zeitansatz enthalten.
Arbeitsrechtlich kann die Bewertung anders ausfallen als in der Kundenabrechnung. Für den Betrieb zählt gegenüber seinen Beschäftigten der Tarifvertrag und das Arbeitszeitgesetz, gegenüber Ihnen der Reinigungsvertrag. Beide Ebenen sollten nicht vermischt werden. Wenn Sie Stundennachweise prüfen, fragen Sie deshalb gezielt: Welche Zeiten sind in der Summe enthalten, welche nicht?
- Objekt und Abrechnungszeitraum
- Datum, Ankunft und Ende je Einsatz
- Summe der Stunden, getrennt nach Grund- und Zusatzleistung
- Kennzeichnung von Vertretungen und ausgefallenen Terminen
- Kurzer Vermerk bei Besonderheiten (Schließtag, Zugang nicht möglich)
Profi-Tipps aus unseren Einsätzen
Bei Putzfirma Berlin erhalten Auftraggeber auf Wunsch eine monatliche Übersicht je Objekt, getrennt nach regulärer Reinigung und Zusatzarbeiten. Das erleichtert vor allem Hausverwaltungen die Prüfung, weil sie die Kosten später einzelnen Häusern zuordnen müssen – bei der Treppenhausreinigung ebenso wie beim Hausmeisterservice.
Ein zweiter Tipp: Legen Sie in den ersten Wochen einer neuen Zusammenarbeit besonderen Wert auf die Nachweise. Tipps für diese Startphase finden Sie in unserer Anleitung zur Einarbeitung eines neuen Dienstleisters. Wenn die Zahlen danach stabil sind, genügt oft ein Blick pro Quartal.
Und schließlich: Ein realistischer Zeitansatz beginnt schon im Angebot. Wie Sie den Bedarf einschätzen, beschreibt der Beitrag Wie viel Reinigung braucht ein Büro?. Für die Frage, ob der angesetzte Umfang zur Fläche passt, lohnt ein Blick auf unsere Büroreinigung mit Beispielen zu Turnus und Einsatzzeit.
Kurz beantwortet
Muss eine Reinigungsfirma Arbeitszeiten aufzeichnen?
Ja. Die Gebäudereinigung gehört zu den Branchen, in denen für jeden Einsatztag Anfang, Schluss und Länge der Arbeit schriftlich oder elektronisch erfasst werden müssen. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Habe ich als Kunde ein Recht auf Stundenzettel?
Ein allgemeines gesetzliches Einsichtsrecht des Kunden gibt es nicht. Üblich und sinnvoll ist, die Vorlage von Zeitnachweisen im Vertrag zu vereinbaren – bei Stundenabrechnung ist das praktisch unverzichtbar.
Sind GPS-Apps für die Zeiterfassung erlaubt?
Sie sind verbreitet, berühren aber den Datenschutz der Beschäftigten. Ein fester Messpunkt im Objekt ist oft die schonendere Lösung, weil er nur die Anwesenheit am Einsatzort belegt.
Reicht ein Objektbuch als Nachweis?
Für die Abstimmung vor Ort ist es praktisch. Als alleiniger Nachweis ist es anfällig, weil Einträge fehlen oder nachträglich ergänzt werden können. Besser ist eine Kombination mit digitaler Erfassung.
Was mache ich, wenn Stunden fehlen?
Sprechen Sie den Ansprechpartner direkt an und bitten Sie um eine Erklärung. Fehlzeiten sollten in der Rechnung berücksichtigt oder nachgeholt werden – das lässt sich im Vertrag vorab regeln.
Über diesen Beitrag
Geschrieben aus der täglichen Praxis unserer Reinigungsteams in Berlin. Hinweise zu Recht, Steuern oder Gesundheit geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine persönliche Beratung durch eine Fachstelle.
