Eine Rechnung der Reinigungsfirma ist schnell verbucht – sollte man meinen. In der Praxis tauchen trotzdem regelmäßig Fragen auf: Welches Konto ist das richtige? Darf die Vorsteuer gezogen werden, wenn die Praxis in der eigenen Wohnung liegt? Gehört die Reinigung nach dem Umbau zu den Baukosten? Wir sind ein Reinigungsbetrieb und keine Steuerkanzlei. Die folgenden Hinweise sollen Ihnen helfen, die richtigen Fragen zu stellen. Sie sind keine Steuerberatung; verbindliche Auskunft gibt Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater.
Grundsatz: laufender betrieblicher Aufwand
Reinigung von Räumen, die ein Unternehmen betrieblich nutzt, ist Betriebsausgabe. Das gilt für die Büroetage ebenso wie für den Laden, die Werkstatt oder die Arztpraxis. Die Kosten mindern den Gewinn im Jahr, in dem sie wirtschaftlich anfallen – bei bilanzierenden Unternehmen nach dem Leistungszeitraum, bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung grundsätzlich nach dem Zahlungszeitpunkt.
Ist das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt, kann es die Umsatzsteuer auf der Reinigungsrechnung als Vorsteuer geltend machen. Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben. Kleinunternehmer und Betriebe mit steuerfreien Umsätzen, etwa viele Arztpraxen, können die Vorsteuer ganz oder teilweise nicht abziehen; für sie ist der Bruttobetrag der Aufwand.
Konten und Kostenstellen
Die gängigen Standardkontenrahmen führen ein eigenes Konto für Reinigung, etwa 4250 im SKR03 und 6330 im SKR04. Gleichen Sie die Zuordnung trotzdem mit Ihrer Buchhaltung ab, weil viele Kanzleien eigene Unterkonten verwenden.
| Leistung | Übliche Zuordnung | Hinweis |
|---|---|---|
| Laufende Büro- und Praxisreinigung | Reinigung | monatlich wiederkehrend, Leistungszeitraum beachten |
| Fensterreinigung, Grundreinigung | Reinigung oder Instandhaltung | je nach Kanzleipraxis, einheitlich handhaben |
| Reinigung nach Wasserschaden | Reinigung bzw. Schadenkonto | Versicherungserstattung gesondert buchen |
| Bauendreinigung im Neubau oder bei Umbau | ggf. Herstellungskosten des Gebäudes | mit Steuerberatung klären |
| Verbrauchsmaterial (Seife, Papier) | Reinigung oder Betriebsbedarf | getrennt ausgewiesen erleichtert Kontrolle |
| Hausmeisterleistungen | Reinigung, Instandhaltung oder Nebenkosten | Rechnungsanteile trennen lassen |
Wer mehrere Standorte hat, sollte je Standort eine Kostenstelle führen. Das macht Preisvergleiche einfacher und zeigt, wo Reinigung überdurchschnittlich teuer ist. Bitten Sie Ihren Dienstleister um getrennte Rechnungen oder zumindest getrennte Positionen je Objekt.
Eine Bestell- oder Kostenstellennummer auf der Rechnung erspart der Buchhaltung Rückfragen. Nennen Sie sie beim Vertragsabschluss – ein guter Reinigungsbetrieb übernimmt sie automatisch auf jede Rechnung.
Sonderfall Neubau und Umbau
Wird ein Gebäude neu errichtet oder grundlegend umgebaut, gehört die Reinigung bis zur Fertigstellung in der Regel zu den Herstellungskosten. Sie wird dann nicht sofort als Aufwand gebucht, sondern mit dem Gebäude über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Das betrifft typischerweise die Bauendreinigung, die ein Objekt bezugsfertig macht.
Anders sieht es bei der Reinigung nach kleineren Renovierungen im laufenden Betrieb aus – etwa nach dem Streichen der Büroräume. Hier handelt es sich meist um Aufwand im Zusammenhang mit Erhaltungsmaßnahmen. Die Abgrenzung ist nicht immer eindeutig; im Zweifel sollten Sie die Rechnung so gestalten lassen, dass die Leistung genau beschrieben ist.
Sonderfall gemischte Nutzung
Viele Selbstständige arbeiten in Räumen, die auch privat genutzt werden, oder haben ein häusliches Arbeitszimmer. Reinigungskosten sind dann nur für den betrieblichen Teil abziehbar. Eine Aufteilung nach Fläche ist üblich. Lässt ein Freiberufler seine gesamte Wohnung reinigen, in der ein Zimmer als Büro dient, kann nur der auf dieses Zimmer entfallende Anteil betrieblich angesetzt werden – sofern das Zimmer steuerlich überhaupt anerkannt ist.
Der private Rest kann womöglich über den Bonus für Dienstleistungen im Haushalt steuerlich wirken. Ein und derselbe Euro zählt dabei aber nur einmal. Wie sich dieser Abzug berechnet, zeigt der Rechenweg zum Haushalts-Steuerbonus.
Sonderfall Versicherungsfall
Nach einem Wasser- oder Brandschaden kommen oft zwei Geldströme zusammen: die Rechnung der Reinigungsfirma und die Erstattung der Versicherung. Beide sollten getrennt gebucht werden. Die Reinigungsrechnung ist zunächst Aufwand, die Erstattung ein Ertrag. Wer beides saldiert, verliert den Überblick – und bei der Vorsteuer kann es Unterschiede geben, weil Versicherer häufig nur den Nettobetrag erstatten, wenn der Geschädigte vorsteuerabzugsberechtigt ist.
Praktisch heißt das: Lassen Sie sich für die Schadenbeseitigung eine eigene Rechnung ausstellen, getrennt von der laufenden Reinigung. Bei Einsätzen wie der Reinigung nach einem Leitungswasserschaden beschreiben wir Leistungen und Zeiträume deshalb besonders genau, damit die Unterlagen gleichzeitig für die Buchhaltung und für den Versicherer taugen.
Sonderfall Jahresverträge und Vorauszahlungen
Manche Unternehmen zahlen Reinigungsleistungen für ein ganzes Jahr im Voraus, etwa um einen Nachlass zu erhalten oder Budget zum Jahresende zu nutzen. Für bilanzierende Unternehmen bedeutet das: Der Teil, der auf das Folgejahr entfällt, gehört als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten in die Bilanz und wird erst im nächsten Jahr zu Aufwand. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung gilt grundsätzlich das Zahlungsprinzip, mit Sonderregeln für regelmäßig wiederkehrende Ausgaben rund um den Jahreswechsel und für Vorauszahlungen über längere Zeiträume. Ob sich eine Vorauszahlung steuerlich lohnt, sollte deshalb vorher geklärt werden.
Sonderfall Reverse Charge
Beauftragt ein Unternehmen, das selbst nachhaltig Gebäudereinigungsleistungen erbringt, einen anderen Reinigungsbetrieb, kehrt sich die Steuerschuld um. Dann schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer, und die Rechnung wird ohne Umsatzsteuer, aber mit entsprechendem Hinweis ausgestellt. Nachweis ist in der Regel eine Bescheinigung des Finanzamts. Für normale Auftraggeber wie Büros, Praxen oder Hausverwaltungen spielt diese Regel keine Rolle – sie erhalten eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer.
Schritt für Schritt: vom Beleg zur Buchung
- Rechnung prüfen: Pflichtangaben vollständig, Leistungszeitraum genannt, Objekt erkennbar. Welche Angaben das Finanzamt erwartet, fasst unsere Checkliste zu Rechnungsangaben zusammen.
- Leistung zuordnen: laufende Reinigung, Sonderreinigung, Material, Bauleistung.
- Kostenstelle ergänzen, wenn mehrere Standorte oder Abteilungen bestehen.
- Periode prüfen: Gehört die Leistung in dieses oder das nächste Wirtschaftsjahr?
- Vorsteuer beachten: Abzugsberechtigung, Teilabzug bei gemischten Umsätzen.
- Skonto korrekt buchen: Der Abzug mindert Aufwand und Vorsteuer.
- Beleg ablegen – die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen gelten auch hier.
- Jahresvorauszahlung für den Reinigungsvertrag komplett im Zahlungsjahr als Aufwand gebucht, obwohl der Betrieb bilanziert.
- Reinigung im Neubau sofort als Aufwand erfasst.
- Vorsteuer aus einer Rechnung gezogen, auf der die Anschrift des Unternehmens falsch ist.
- Private Wohnungsreinigung über die Firma abgerechnet.
- Hausmeisterrechnung mit Reparatur- und Reinigungsanteil in einer Summe gebucht.
Ein letzter Hinweis zur Abgrenzung: Reinigungsmittel, die Sie selbst für die Teeküche einkaufen, und die Dienstleistung einer Firma landen oft auf verschiedenen Konten. Das ist unproblematisch, solange die Zuordnung jedes Jahr gleich bleibt. Stetigkeit ist für spätere Vergleiche wichtiger als die Wahl des perfekten Kontos.
Was Ihr Reinigungsbetrieb beitragen kann
Eine saubere Buchhaltung beginnt bei einer sauberen Rechnung. Putzfirma Berlin stellt Rechnungen je Objekt und Leistungszeitraum aus, weist Zusatzleistungen getrennt aus und übernimmt Bestell- oder Kostenstellennummern. Für Praxen, bei denen die Vorsteuer oft nicht abziehbar ist, nennen wir Preise auf Wunsch zusätzlich brutto – das erleichtert die Budgetplanung bei der Praxisreinigung.
Für Unternehmen mit mehreren Standorten kann ein gemeinsamer Vertrag mit getrennten Rechnungen je Objekt sinnvoll sein, siehe Mehrere Objekte, ein Vertrag. Die laufende Büroreinigung rechnen wir monatlich ab; wiederkehrende Sonderleistungen wie die Fensterreinigung erhalten eigene Positionen, damit die Zuordnung auf einen Blick gelingt. Wie Fristen und Skonto bei der Bezahlung geregelt sein können, erklären wir unter Zahlungsziel, Skonto und Verzug.
Kurz beantwortet
Ist die Reinigung der Firmenräume voll absetzbar?
Für betrieblich genutzte Räume grundsätzlich ja, als Betriebsausgabe. Bei gemischter Nutzung nur der betriebliche Anteil. Die Vorsteuer ist abziehbar, wenn das Unternehmen dazu berechtigt ist.
Welches Konto nutze ich für die Büroreinigung?
In den Standardkontenrahmen gibt es ein eigenes Konto für Reinigung, etwa 4250 im SKR03 und 6330 im SKR04. Maßgeblich ist aber der Kontenplan Ihrer Buchhaltung.
Muss ich eine Vorauszahlung abgrenzen?
Bilanzierende Unternehmen grenzen Zahlungen für Leistungen des Folgejahres in der Regel ab. Wer seinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, folgt grundsätzlich dem Zahlungszeitpunkt. Die Details gehören in die Hände Ihrer Kanzlei.
Warum steht auf meiner Reinigungsrechnung keine Umsatzsteuer?
Entweder ist der Anbieter Kleinunternehmer, oder es greift die Umkehr der Steuerschuld, weil Ihr Unternehmen selbst Gebäudereinigung erbringt. In beiden Fällen muss die Rechnung einen entsprechenden Hinweis enthalten.
Kann ich meine private Putzhilfe über die Firma abrechnen?
Nein. Reinigung privater Räume ist keine Betriebsausgabe. Für den privaten Haushalt kommt die Steuerermäßigung für haushaltsnahe Dienstleistungen in Betracht.
Über diesen Beitrag
Geschrieben aus der täglichen Praxis unserer Reinigungsteams in Berlin. Hinweise zu Recht, Steuern oder Gesundheit geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine persönliche Beratung durch eine Fachstelle.
