Wer für ein Mehrfamilienhaus mehrere Reinigungsangebote anfordert, erlebt oft eine Überraschung. Firma A nennt eine Monatspauschale, Firma B einen Stundensatz mit geschätzten Stunden, Firma C einen Preis pro Aufgang und Termin. Die eine rechnet die Kellerflure mit, die andere nicht, die dritte schreibt „nach Bedarf“. Am Ende gewinnt in der Versammlung die niedrigste Zahl, und ein halbes Jahr später beginnt die Diskussion über Nachträge.
Das lässt sich vermeiden. Der wichtigste Schritt passiert vor der ersten Anfrage: Die Gemeinschaft legt selbst fest, was sie bestellt. Erst dann sind die Antworten der Anbieter wirklich vergleichbar.
Vorarbeit: Objekt und Anforderungen beschreiben
Eine gute Anfrage besteht aus zwei Teilen: einer Objektbeschreibung und einem Leistungsverzeichnis. Beides muss nicht perfekt sein, aber vollständig genug, damit jeder Anbieter dasselbe kalkuliert.
Die Objektbeschreibung enthält Anzahl der Aufgänge und Geschosse, Art der Treppenbeläge (Terrazzo, Holz, Linoleum, Naturstein), Aufzug ja oder nein, Kellergänge, Fahrradräume, Tiefgarage, Hof und Müllplatz sowie Besonderheiten wie Seitenflügel oder ein Gewerbe im Erdgeschoss. Fotos helfen, ersetzen aber keine Besichtigung.
Das Leistungsverzeichnis beschreibt Tätigkeiten je Fläche und Rhythmus. Ein vereinfachtes Beispiel:
| Fläche | Tätigkeit | Rhythmus |
|---|---|---|
| Treppen und Podeste | kehren bzw. saugen, danach nass wischen | wöchentlich |
| Handläufe, Geländer, Lichtschalter | feucht abwischen | wöchentlich |
| Eingangstür, Briefkästen, Klingelanlage | reinigen, Fingerabdrücke entfernen | wöchentlich |
| Kellergänge und Fahrradraum | kehren, grob wischen | monatlich |
| Treppenhausfenster | Glas beidseitig, Rahmen | zweimal jährlich |
| Aufzugskabine | Boden, Wände, Spiegel, Türschwellen | wöchentlich |
| Müllplatz | kehren, lose Abfälle aufnehmen | wöchentlich |
| Treppenbelag Tiefenpflege | Grundreinigung, ggf. Einpflege | jährlich |
Je nach Haus kommen Außenanlagen, Laubbeseitigung oder Winterdienst hinzu. Diese Posten sollten getrennt ausgewiesen werden, weil ihr Aufwand stark schwankt und sie teilweise anders abgerechnet werden. Für den Winterdienst in Berlin etwa sind Saisonpauschalen üblich.
Anfragen und Besichtigung organisieren
Schicken Sie allen Anbietern dieselben Unterlagen und nennen Sie eine gemeinsame Frist. Bieten Sie jedem eine Besichtigung an, am besten an einem Termin mit Verwaltung oder Beirat. Seriöse Betriebe kalkulieren ungern ohne Ortstermin, weil Zustand des Belags, Zugänglichkeit und Verschmutzungsgrad den Zeitbedarf stark beeinflussen.
Bitten Sie ausdrücklich darum, folgende Angaben zu machen:
- Preis je Monat oder je Termin, getrennt nach Grundleistung und Sonderleistungen
- kalkulierte Einsatzzeit pro Termin
- Anzahl der eingesetzten Kräfte und ob eigenes Personal oder Subunternehmer arbeitet
- Art des Leistungsnachweises
- Laufzeit, Kündigungsfrist und Regelung zur Preisanpassung
- Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung
Angebote gegeneinanderstellen
Wenn die Antworten vorliegen, übertragen Sie die Kernzahlen in eine gemeinsame Tabelle. Aussagekräftiger als der Endpreis ist oft der Zeitansatz: Wie viele Minuten plant ein Anbieter für einen Aufgang mit fünf Etagen? Ein unrealistisch knapper Ansatz führt fast immer zu Hektik, ausgelassenen Ecken und später zu Beschwerden.
| Kriterium | Worauf Sie achten sollten | Warnsignal |
|---|---|---|
| Zeitansatz pro Termin | plausibel im Verhältnis zu Etagen und Belag | deutlich unter den anderen Angeboten ohne Erklärung |
| Personal | feste Teams, Vertretungsregelung | ständig wechselnde Kräfte, unklare Herkunft |
| Leistungsnachweis | Protokoll mit Datum und Unterschrift oder digital | „auf Anfrage“ |
| Sonderleistungen | eigene Preise für Grundreinigung, Fenster, Winter | alles „nach Aufwand“ ohne Satz |
| Vertrag | überschaubare Erstlaufzeit, klare Kündigung | lange Bindung ohne Ausstieg |
| Preisanpassung | an nachvollziehbaren Maßstab gekoppelt | freie Anpassung durch den Anbieter |
Lohnkosten machen in der Reinigung den weitaus größten Teil des Preises aus. In der Gebäudereinigung gelten tarifliche Mindestlöhne, die sich regelmäßig ändern. Wer weit unter dem Marktniveau anbietet, spart also meist an der Zeit, nicht an den Mitteln. Mehr dazu erklärt der Beitrag zum Tariflohn in der Gebäudereinigung in Berlin. Wie Sie einzelne Positionen eines Angebots lesen, zeigt der Artikel Reinigungsangebote verstehen.
- Angebote ohne gemeinsame Grundlage, weil jeder Anbieter sein eigenes Standardpaket schickt.
- Pauschalen, bei denen Keller, Aufzug oder Fenster stillschweigend fehlen.
- Stundenpreise ohne Angabe, wie viele Stunden tatsächlich geplant sind.
- Kein Besichtigungstermin, dafür ein Preis „nach Fotos“.
- Vergabe allein nach dem Preis, ohne Nachfrage beim günstigsten Anbieter.
Der Ortstermin: worauf Anbieter achten
Bei einer Besichtigung sieht ein erfahrener Anbieter Dinge, die in keiner Tabelle stehen. Er prüft, wie abgenutzt der Belag ist und ob die Stufen noch einen Pflegefilm tragen. Er schaut, wo Wasser gezapft werden kann, ob es einen abschließbaren Raum für Geräte gibt und wie weit der Weg vom Parkplatz bis zum Hinterhaus ist. In Berliner Altbauten mit Seitenflügel und Quergebäude kann allein der Wechsel zwischen den Aufgängen einiges an Zeit kosten.
Auch der Nutzungsdruck spielt eine Rolle. Ein Aufgang mit Arztpraxis im ersten Stock, Kinderwagen im Erdgeschoss und viel Lieferverkehr verschmutzt deutlich schneller als ein ruhiges Haus mit acht Parteien. Wer das bei der Kalkulation übersieht, muss später nachverhandeln oder liefert schlechtere Ergebnisse.
Für Sie als Gemeinschaft ist der Ortstermin zugleich ein kleiner Test. Stellt der Anbieter Fragen? Notiert er Besonderheiten? Macht er Vorschläge, etwa zu einer Sauberlaufmatte am Eingang oder einem anderen Rhythmus für den Keller? Solche Hinweise zeigen, ob jemand das Haus wirklich verstanden hat. Ein Betrieb, der nach zehn Minuten wieder geht und dann den niedrigsten Preis schickt, sollte Sie eher nachdenklich machen.
Notieren Sie nach jedem Termin kurz Ihren Eindruck. Das erleichtert später die Empfehlung an die Versammlung.
Die Entscheidung vorbereiten
Für die Eigentümerversammlung reicht meist eine Übersicht auf einer Seite: die drei Anbieter, ihre Monatskosten, Zeitansatz, Laufzeit und eine kurze Einschätzung der Verwaltung. Legen Sie die vollständigen Angebote der Einladung bei oder machen Sie sie zugänglich. Wie der Beschluss selbst formuliert wird und was danach kommt, beschreibt der Beitrag über Reinigung in der WEG von der Abstimmung bis zur Kontrolle.
Es kann sinnvoll sein, nicht das billigste, sondern das stimmigste Angebot vorzuschlagen. Begründen Sie das mit nachvollziehbaren Kriterien, etwa einem realistischeren Zeitansatz oder einem besseren Nachweis. Eigentümer akzeptieren einen höheren Preis eher, wenn sie verstehen, wofür er steht.
Was uns bei Anfragen auffällt
In unseren Einsätzen sehen wir bei Neuaufträgen häufig Häuser, deren Treppenbelag über Jahre nur oberflächlich gewischt wurde. Dann ist vor dem Start eine einmalige Grundreinigung nötig, sonst wird das Ergebnis der wöchentlichen Pflege nie überzeugen. Fragen Sie deshalb gezielt nach, ob ein Anbieter so etwas empfiehlt, und lassen Sie diesen Posten getrennt ausweisen.
Ebenfalls typisch: Das Leistungsverzeichnis nennt den Aufzug, aber niemand hat an die Kabinenwände aus Edelstahl gedacht, die mit falschen Mitteln schnell streifig werden. Was bei diesem Material zu beachten ist, erklärt unser Text über die Aufzugskabine aus Edelstahl.
Ein weiterer Tipp aus der Praxis: Vereinbaren Sie nach etwa drei Monaten ein gemeinsames Gespräch mit dem gewählten Anbieter. Dann lassen sich Details anpassen, bevor Unzufriedenheit entsteht.
Wann externe Unterstützung hilft
Für große Wohnanlagen mit mehreren Häusern, Tiefgarage und umfangreichen Außenflächen lohnt es sich, das Leistungsverzeichnis mit einem erfahrenen Dienstleister gemeinsam zu erarbeiten. Die Gebäudereinigung für Wohnanlagen von Putzfirma Berlin beginnt immer mit einer kostenlosen Besichtigung, aus der ein schriftliches Verzeichnis entsteht. Das dürfen Sie selbstverständlich auch für Vergleichsangebote anderer Firmen verwenden. Die Treppenhausreinigung bieten wir zu festen Preisen pro Aufgang an. Eine Orientierung liefert unsere Seite mit Preisen.
Kurz beantwortet
Ist eine förmliche Ausschreibung vorgeschrieben?
Eine öffentliche Ausschreibung wie bei Behörden ist nicht vorgeschrieben. Es genügt, mehrere vergleichbare Angebote einzuholen und der Versammlung vorzulegen. Ein gemeinsames Leistungsverzeichnis sorgt dafür, dass der Vergleich fair ist.
Pauschale oder Stundensatz – was ist besser?
Für die laufende Pflege ist eine Pauschale pro Monat oder pro Aufgang meist übersichtlicher. Wichtig ist, dass der Zeitansatz dahinter offengelegt wird. Stundensätze eignen sich eher für Sonderarbeiten mit schwer planbarem Umfang.
Wie lange sollte die Erstlaufzeit sein?
Ein Jahr mit anschließender Verlängerung und kurzer Kündigungsfrist ist verbreitet. So kann die Gemeinschaft die Leistung kennenlernen, ohne sich lange zu binden.
Dürfen wir dem günstigsten Anbieter Nachfragen stellen?
Ja, das ist sogar ratsam. Fragen Sie nach Zeitansatz, Personal und Nachweis. Kann der Anbieter seinen Preis plausibel erklären, spricht nichts gegen ihn.
Gehören Winterdienst und Gartenpflege in dasselbe Angebot?
Sie können im selben Vertrag stehen, sollten aber mit eigenen Preisen ausgewiesen sein. So lassen sich diese Posten getrennt vergleichen und später auch getrennt in der Abrechnung darstellen.
Über diesen Beitrag
Geschrieben aus der täglichen Praxis unserer Reinigungsteams in Berlin. Hinweise zu Recht, Steuern oder Gesundheit geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine persönliche Beratung durch eine Fachstelle.
