Treppenhaus, Eingangsbereich, Kellergänge, Hof und Müllstandplatz gehören in einer Wohnungseigentümergemeinschaft zum gemeinschaftlichen Eigentum. Wer diese Flächen reinigt, wie oft das geschieht und was es kosten darf, ist deshalb eine Frage der gemeinschaftlichen Verwaltung. Kein Eigentümer kann allein einen Putzdienst bestellen und die Rechnung auf alle verteilen, und auch die Verwaltung ist an die Vorgaben der Gemeinschaft gebunden.
In der Praxis beginnt der Ärger oft mit einem kleinen Anlass: Ein Eigentümer findet das Treppenhaus zu schmutzig, ein anderer die Rechnung zu hoch, ein dritter möchte die Pflege lieber wieder selbst übernehmen. Wer die Grundlagen kennt, kommt schneller zu einer Lösung, die in der Versammlung trägt und später nicht angefochten wird.
Rollen und Zuständigkeiten nach dem Wohnungseigentumsgesetz
Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes, die Ende 2020 in Kraft trat, ist die Gemeinschaft selbst Trägerin der Verwaltung. Sie schließt Verträge, der Verwalter vertritt sie nach außen. Die Eigentümer entscheiden in der Versammlung über Maßnahmen der ordnungsmäßigen Verwaltung grundsätzlich mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Der Verwalter darf ohne vorherigen Beschluss nur Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung erledigen, die keine erheblichen Verpflichtungen auslösen. Welche Grenzen im Einzelfall gelten, kann die Gemeinschaft per Beschluss festlegen.
Ein laufender Reinigungsvertrag über mehrere Jahre ist in aller Regel keine Kleinigkeit. Er gehört deshalb auf die Tagesordnung. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung; bei konkreten Streitfragen sollten Sie Ihre Verwaltung oder eine Fachanwältin für Wohnungseigentumsrecht fragen.
| Beteiligte | Typische Aufgabe bei der Reinigung | Womit sie arbeiten |
|---|---|---|
| Eigentümerversammlung | legt Umfang, Budget und Vertragspartner fest | Beschluss mit Mehrheit |
| Verwaltung | bereitet vor, holt Angebote ein, unterschreibt, überwacht | Leistungsverzeichnis, Vertrag, Mängelliste |
| Verwaltungsbeirat | prüft Angebote mit, begleitet Kontrollen | Begehungsprotokoll, Rückmeldung an die Verwaltung |
| Einzelne Eigentümer | melden Mängel, stellen Anträge | Mitteilung an die Verwaltung, Antrag zur Tagesordnung |
| Mieter vermieteter Einheiten | nutzen die Flächen, zahlen über die Betriebskosten | Hinweise an den vermietenden Eigentümer |
In sieben Schritten zur tragfähigen Entscheidung
Ein Vorhaben, das gut vorbereitet in die Versammlung geht, wird selten zerredet. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:
- Bestand erfassen. Welche Flächen gibt es, welche Beläge, wie viele Aufgänge, Etagen und Kellergänge? Gibt es einen Aufzug, eine Tiefgarage, Grünflächen? Ohne diese Liste kann niemand seriös kalkulieren.
- Leistungen beschreiben. Aus dem Bestand entsteht ein Leistungsverzeichnis: welche Tätigkeit, auf welcher Fläche, in welchem Rhythmus. Wie Sie Angebote auf dieser Grundlage vergleichbar machen, erklärt unser Beitrag zum Vergleich von Angeboten für Eigentümergemeinschaften.
- Vergleichsangebote einholen. Bei wiederkehrenden Verträgen mit spürbarem Volumen erwarten Gerichte regelmäßig, dass mehrere Angebote vorliegen. Drei gelten in der Praxis als üblicher Richtwert.
- Tagesordnung klar fassen. Der Punkt muss so bezeichnet sein, dass jeder Eigentümer versteht, worüber abgestimmt wird. „Verschiedenes“ reicht dafür nicht. Die Einladung muss nach geltendem Recht mindestens drei Wochen vor der Versammlung zugehen.
- Beschlussantrag vorformulieren. Firma, Leistungsumfang, Preis, Laufzeit und Vollmacht für die Verwaltung gehören in den Text.
- Vertrag abschließen. Die Verwaltung unterzeichnet im Namen der Gemeinschaft und hält sich an den beschlossenen Rahmen.
- Start begleiten. In den ersten Wochen lohnt eine gemeinsame Begehung mit dem Reinigungsteam, damit Unklarheiten früh auffallen.
„Die Gemeinschaft beauftragt die Firma X mit der Reinigung der Treppenhäuser, Kellergänge und des Müllplatzes gemäß dem der Einladung beigefügten Leistungsverzeichnis zum Preis von … € netto monatlich. Laufzeit zwölf Monate, danach mit drei Monaten Frist kündbar. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Vertrag abzuschließen.“ Die Formulierung ist nur ein Beispiel und im Einzelfall anzupassen.
Was im Vertrag stehen sollte
Ein Reinigungsvertrag muss nicht lang sein, aber er muss die Punkte regeln, über die später gestritten wird. Aus unserer Sicht als Dienstleister sind das vor allem diese:
- Leistungsverzeichnis als Anlage mit Flächen, Tätigkeiten und Rhythmus, nicht nur „Treppenhausreinigung wöchentlich“.
- Leistungsnachweis: Wie wird dokumentiert, dass ein Termin stattgefunden hat? Laufzettel im Keller, digitales Protokoll oder Foto nach Absprache.
- Laufzeit und Kündigung: Kurze Erstlaufzeit mit Verlängerungsoption gibt beiden Seiten Sicherheit.
- Preisanpassung: Wann und nach welchem Maßstab darf der Preis steigen? Hintergrund dazu liefert der Artikel über Preiserhöhungen im Reinigungsvertrag.
- Schlüssel und Haftung: Wer erhält welchen Schlüssel, und wie ist ein Verlust abgesichert?
- Ansprechpartner und Reklamationsweg: Wer meldet Mängel, an wen, und wie schnell wird nachgebessert?
- Zusatzleistungen: Grundreinigung, Fensterreinigung im Treppenhaus oder Winterdienst am besten mit eigenem Preis, damit sie nicht zum Streitpunkt werden.
Kontrolle, ohne Misstrauen zu säen
Nach der Vergabe beginnt die eigentliche Arbeit. Die Verwaltung überwacht die Leistung, der Beirat kann sie dabei unterstützen. Bewährt hat sich eine feste Routine: Einmal im Quartal geht jemand aus dem Beirat mit dem Leistungsverzeichnis durch das Haus und hakt ab, was sichtbar erledigt ist. Abweichungen werden mit Datum und Foto an die Verwaltung gemeldet, nicht direkt an das Reinigungspersonal im Treppenhaus.
Beschwerden einzelner Bewohner sind ein wertvoller Hinweis, aber kein Beweis. Ein verschmutzter Treppenabsatz am Montagmorgen kann vom Wochenende stammen, obwohl am Freitag ordentlich gewischt wurde. Wie man solche Meldungen fair prüft, beschreiben wir ausführlich unter Beschwerden über das Treppenhaus bearbeiten. Wie wir selbst Qualität prüfen und nachweisen, steht auf unserer Seite zur Qualitätssicherung.
- Die Verwaltung vergibt einen Mehrjahresvertrag ohne Beschluss, weil „das immer so war“.
- Im Beschluss fehlt der Preis oder das Leistungsverzeichnis, sodass der Umfang später unklar bleibt.
- Nur ein einziges Angebot liegt vor, obwohl der Auftrag erheblich ist.
- Eigentümer beauftragen auf eigene Faust Zusatzarbeiten und erwarten, dass die Gemeinschaft zahlt.
- Kontrolle findet nur statt, wenn sich jemand ärgert, statt nach einem festen Rhythmus.
Kosten verteilen und an Mieter weitergeben
Die Kosten der Reinigung werden innerhalb der Gemeinschaft grundsätzlich nach Miteigentumsanteilen verteilt, sofern die Teilungserklärung oder ein Beschluss nichts anderes regelt. Das Gesetz erlaubt es inzwischen, für einzelne Kostenarten per Mehrheitsbeschluss einen anderen Schlüssel festzulegen, etwa nach Wohneinheiten. Das kann sinnvoll sein, wenn große und kleine Wohnungen denselben Aufgang gleich stark nutzen.
Vermietende Eigentümer können die Kosten der Gebäudereinigung als Betriebskosten auf ihre Mieter umlegen, wenn der Mietvertrag das vorsieht. Voraussetzung ist eine nachvollziehbare Abrechnung und ein wirtschaftlich vertretbarer Preis. Einzelheiten erläutert unser Text zur Umlage von Reinigungskosten auf Mieter. Außerdem sollte die Jahresabrechnung den Anteil für haushaltsnahe Dienstleistungen ausweisen, damit selbst nutzende Eigentümer und Mieter die Steuerermäßigung nutzen können; mehr dazu im Artikel über den Steuerbonus für Dienstleistungen im Haushalt.
Erfahrungen aus unseren Objekten
In unseren Einsätzen für Eigentümergemeinschaften zeigt sich immer wieder dasselbe Muster: Je genauer die Leistung vorher beschrieben ist, desto weniger wird hinterher diskutiert. Ein paar Hinweise aus dem Alltag:
- Besichtigung mit dem Beirat. Wenn ein Beiratsmitglied bei der Besichtigung dabei ist, kennt die Gemeinschaft die Details aus erster Hand und kann in der Versammlung Fragen beantworten.
- Probezeit vereinbaren. Drei Monate mit festem Termin für ein gemeinsames Zwischenfazit nehmen viel Druck aus der ersten Phase.
- Hausordnung angleichen. Wenn früher die Bewohner selbst gewischt haben, sollte die Hausordnung angepasst werden, sonst fühlen sich einige weiterhin verpflichtet und andere gar nicht.
- Aushang im Treppenhaus. Ein kurzer Hinweis, wer an welchem Tag reinigt und wie Mängel gemeldet werden, verhindert viele Missverständnisse. Anregungen dafür liefert der Beitrag zum Reinigungsplan im Hausflur.
Ab wann sich ein externer Dienstleister rechnet
Gemeinschaften mit nur einer Handvoll Wohnungen regeln die Pflege manchmal erfolgreich untereinander. Sobald Bewohner wechseln, einzelne Eigentümer nicht im Haus wohnen oder zusätzliche Aufgaben wie Winterdienst, Müllplatz und Außenanlagen dazukommen, stößt dieses Modell an Grenzen. Dann bringt ein fester Dienstleister Verlässlichkeit, einen Nachweis für jede Reinigung und einen Ansprechpartner für die Verwaltung.
Putzfirma Berlin übernimmt für Gemeinschaften in ganz Berlin die regelmäßige Treppenhausreinigung mit festen Teams, auf Wunsch kombiniert mit dem Hausmeisterservice für Außenflächen, Kontrollgänge und kleine Reparaturen. Für eine Besichtigung und ein Angebot, das Sie direkt in die Einladung zur Versammlung übernehmen können, nutzen Sie gern unser Anfrageformular.
Häufige Fragen
Darf die Verwaltung eine Reinigungsfirma ohne Abstimmung beauftragen?
Nur bei Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung oder wenn die Gemeinschaft ihr diese Befugnis ausdrücklich eingeräumt hat. Ein Dauervertrag über die gesamte Hausreinigung übersteigt diesen Rahmen normalerweise. Sicherer ist ein Mehrheitsbeschluss in der Versammlung.
Wie viele Angebote sollten vorliegen?
Das Gesetz nennt keine feste Zahl. In der Rechtsprechung gilt für Aufträge von einigem Gewicht aber, dass die Eigentümer eine Auswahl haben sollen. Drei vergleichbare Angebote auf Basis desselben Leistungsverzeichnisses sind ein guter Standard.
Können einzelne Eigentümer ihren Anteil selbst putzen und dafür weniger zahlen?
Grundsätzlich nicht. Die Reinigung des Gemeinschaftseigentums ist eine gemeinschaftliche Aufgabe, und die Kosten werden nach dem geltenden Schlüssel verteilt. Eine abweichende Regelung müsste die Gemeinschaft beschließen.
Was passiert, wenn die Firma schlecht arbeitet?
Die Verwaltung dokumentiert die Mängel, fordert Nachbesserung und setzt eine Frist. Bleibt die Leistung dauerhaft unzureichend, kann je nach Vertrag gekündigt werden. Ein genaues Leistungsverzeichnis macht diesen Schritt deutlich einfacher.
Muss der Beirat die Reinigung kontrollieren?
Eine Pflicht dazu gibt es nicht; die Überwachung liegt bei der Verwaltung. Viele Beiräte helfen aber freiwillig mit, weil sie im Haus wohnen und Veränderungen schneller bemerken.
Über diesen Beitrag
Geschrieben aus der täglichen Praxis unserer Reinigungsteams in Berlin. Hinweise zu Recht, Steuern oder Gesundheit geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine persönliche Beratung durch eine Fachstelle.
